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- Ein Begehungsprotokoll muss sieben Dinge belegen: welches Objekt, wann, durch wen, welche Bereiche, welcher Zustand, welche Mängel mit Einstufung und welche Maßnahme mit Termin.
- Jeder Mangel wird mit Foto, Ort und Datum festgehalten – ohne Foto ist ein Mangel später kaum nachvollziehbar, ohne Ort nicht auffindbar.
- Eine Einstufung in drei Mängelklassen (sofort, kurzfristig, planbar) macht das Protokoll zur Arbeitsliste und zeigt, was die Verwaltung dem Eigentümer sofort melden muss.
- Der Begehungsturnus richtet sich nach Objekt und Jahreszeit; entscheidend ist, dass jede Begehung – auch ohne Befund – protokolliert wird.
- Das Protokoll geht an Eigentümer oder WEG weiter und bildet die Grundlage für Instandhaltungsbeschlüsse und den Nachweis der Verkehrssicherung.
Warum das Begehungsprotokoll das wichtigste Dokument der Objektbetreuung ist
Das Begehungsprotokoll ist der einzige Nachweis dafür, dass ein Objekt regelmäßig kontrolliert wurde, welche Mängel wann erkannt wurden und was daraufhin veranlasst wurde – ohne dieses Dokument lässt sich die Überwachungspflicht der Hausverwaltung im Nachhinein nicht belegen. Es erfüllt drei Aufgaben zugleich: Es ist Arbeitsliste für den Dienstleister, Entscheidungsgrundlage für Eigentümer und WEG und Beleg im Schadensfall. Entsprechend muss es so aufgebaut sein, dass ein Dritter, der das Objekt nicht kennt, nach dem Lesen weiß, wo es ein Problem gibt und wie dringend es ist.
Welche Pflichtfelder ein Begehungsprotokoll enthalten muss
Ein vollständiges Protokoll hat einen Kopf mit den Rahmendaten, einen Rundgang-Teil je Bereich und eine Mängelliste mit Maßnahmen.
| Feld | Inhalt | Warum es Pflicht ist |
|---|---|---|
| Objekt und Objektnummer | Adresse, Verwaltungs- oder Eigentümerkennung | Zuordnung im Bestand |
| Datum, Uhrzeit, Wetter | Beginn und Ende der Begehung, Witterung | Einordnung von Befunden (Nässe, Frost) |
| Begehende Person | Name, Firma, Unterschrift | Verantwortlichkeit |
| Begangene Bereiche | Außenanlage, Zuwege, Dach/Rinnen, Technikräume, Treppenhaus, Tiefgarage | Nachweis, was geprüft wurde – und was nicht |
| Zustand je Bereich | ohne Befund / Befund (Verweis auf Mängelliste) | Auch der Normalzustand wird belegt |
| Mängelliste | Nummer, Ort, Beschreibung, Foto, Klasse, Maßnahme, Termin, Zuständigkeit | Kern des Protokolls |
| Abgleich Vorprotokoll | Status der offenen Punkte aus der letzten Begehung | Nichts bleibt liegen |
Welche Fotoregel sich bewährt hat
Jeder Mangel bekommt mindestens zwei Fotos: eine Übersicht, die den Ort im Objekt erkennbar macht, und ein Detail, das den Mangel zeigt – beide mit Datum, idealerweise mit Zeitstempel aus der Aufnahme. Fotos von Mängeln ohne Ortsbezug (ein Riss ohne Umgebung) sind später nicht zuzuordnen. Bei behobenen Mängeln wird das Nachher-Foto beim gleichen Protokollpunkt abgelegt. Für den Normalzustand reichen wenige Übersichtsfotos je Bereich; sie belegen, dass die Begehung stattgefunden hat.
Wie Mängel in Klassen eingeteilt werden
Drei Mängelklassen reichen für die Praxis aus und bestimmen, was mit dem Befund passiert:
- Klasse 1 – sofort: Gefahr für Personen oder Sachen, zum Beispiel lose Fassadenteile, defekte Treppenbeleuchtung, Stolperstelle im Hauptweg, Wasseraustritt. Meldung an die Verwaltung noch am selben Tag, Sicherung vor Ort, Maßnahme mit Termin.
- Klasse 2 – kurzfristig: Kein akutes Risiko, aber Folgeschäden absehbar, etwa verstopfte Dachrinne, defekte Zaunfelder, loser Handlauf. Behebung innerhalb von Wochen.
- Klasse 3 – planbar: Verschleiß ohne Dringlichkeit, zum Beispiel abgewitterte Anstriche, Setzrisse im Pflaster, überalterte Bepflanzung. Aufnahme in die Instandhaltungsplanung.
Die Klasse steuert die Weitergabe: Klasse 1 geht sofort an Eigentümer oder Beirat, Klasse 2 mit dem Protokoll, Klasse 3 gesammelt zur Jahresplanung.
Welcher Turnus sinnvoll ist
Der Begehungsturnus hängt von Objektgröße, Nutzung und Jahreszeit ab; bewährt hat sich eine regelmäßige Grundbegehung im festen Rhythmus, ergänzt um Anlassbegehungen nach Sturm, Starkregen oder Frostperioden. Feste gesetzliche Intervalle gibt es nicht – entscheidend ist, dass der Turnus vereinbart, eingehalten und jede Begehung protokolliert wird, auch wenn es keinen Befund gibt. Ein Protokoll mit dem Eintrag „ohne Befund“ ist ein Nachweis; eine ausgefallene Begehung ohne Eintrag ist eine Lücke.
Wie das Protokoll an Eigentümer und WEG weitergeht
- Protokoll innerhalb weniger Tage nach der Begehung fertigstellen und an die Verwaltung übermitteln.
- Klasse-1-Mängel sofort gesondert melden, nicht erst mit dem Protokoll.
- Verwaltung prüft Maßnahmen, beauftragt oder holt Beschlüsse ein (WEG: Beirat, Versammlung).
- Offene Punkte in die nächste Begehung übernehmen und dort den Status fortschreiben.
- Protokolle je Objekt und Jahr ablegen, digital durchsuchbar, mit Fotos.
- Jährlich: Klasse-3-Mängel in die Instandhaltungsplanung und das Budget übernehmen.
Häufige Fragen (FAQ)
Reicht eine Checkliste mit Haken als Begehungsprotokoll?
Als Rundgang-Teil ja. Für Mängel braucht es zusätzlich Ort, Foto, Klasse, Maßnahme und Termin – sonst lässt sich nichts nachhalten.
Muss jede Begehung protokolliert werden, auch ohne Befund?
Ja. Nur so lässt sich belegen, dass das Objekt kontrolliert wurde. „Ohne Befund“ mit Datum und Unterschrift ist ein vollwertiger Eintrag.
Wer legt die Mängelklasse fest?
Die begehende Person schlägt sie vor, die Verwaltung bestätigt sie. Bei Klasse 1 zählt die Sofortmeldung, nicht die endgültige Einstufung.
Wie lange sollten Begehungsprotokolle aufbewahrt werden?
Mindestens über mehrere Jahre, damit sie bei Streit über Mängel oder Haftung noch vorliegen. Vertrag und Verwaltervertrag können eigene Fristen vorsehen. Dies ist keine Rechtsberatung.
THD führt für betreute Objekte Begehungsprotokolle mit Fotos und Mängelklassen und stellt sie Verwaltungen und Eigentümern zur Verfügung – Übersicht auf den Seiten Objektbetreuung für Eigentümer und Objektbetreuung. Was Eigentümer an Kontrollpflichten behalten, erklärt der Ratgeber Verkehrssicherungspflicht auf Gewerbeflächen.
