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Kurz gesagt: Das Einsatzprotokoll hält je Objekt und Einsatz fest, wann, wo, bei welchem Wetter, womit und von wem geräumt oder gestreut wurde – als ausfüllbares PDF mit einer Protokollseite und einer Seite Hinweise. Es ist der zentrale Nachweis, wenn nach einem Glätteunfall belegt werden muss, dass die Räum- und Streupflicht erfüllt wurde.
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Was in der Vorlage steht
- 1. Objekt: Adresse, Objektnummer / Auftraggeber, Datum
- 2. Zeit und Wetterlage: Uhrzeit Beginn und Ende, Temperatur, Schneefall / Glatteis / Eisregen / trocken, Schneehöhe und Hinweise
- 3. Flächen und Maßnahmen: sechs Zeilen für Flächen laut Räum- und Streuplan, jeweils mit „geräumt“, „gestreut“ und „kontrolliert, kein Bedarf“
- 4. Streumittel und Menge: Splitt, Sand, Granulat, Salz (nur wo zulässig), Sole; Menge; Geräte / Fahrzeug
- 5. Besonderheiten: blockierte Flächen, parkende Fahrzeuge, Hinweise an die Verwaltung, Nachkontrolle
- 6. Ausführende Person: Name und Unterschrift
- Seite 2: Hinweise zum Ausfüllen, zur Aufbewahrung und zu den weiteren Nachweisen (Vertrag, Räumplan, Wetterdaten, Kontrollnachweise)
So nutzen Sie die Vorlage
Alle Felder sind Formularfelder: Das PDF lässt sich am Bildschirm oder auf dem Tablet ausfüllen oder ausdrucken und handschriftlich führen. Ein Blatt je Objekt und Einsatz – auch für Kontrollgänge ohne Räumbedarf, damit keine Lücke im Protokoll entsteht. Flächen so benennen, wie sie im Räum- und Streuplan stehen. Nach dem Einsatz unterschreiben, je Objekt und Saison ablegen und dem Auftraggeber wöchentlich oder nach jedem Wetterereignis übergeben.
Winterdienstbetriebe können die Vorlage um ihr Logo ergänzen; Hausverwaltungen und Eigentümer können sie ihrem Dienstleister als verbindliches Muster im Vertrag vorgeben. Aufbewahrung: mehrere Jahre über die Saison hinaus, in der Praxis fünf Jahre.
Häufige Fragen
Darf ich die Vorlage für mein Unternehmen verwenden?
Ja. Die Vorlage ist kostenlos, auch für den gewerblichen Einsatz, und darf angepasst werden. Eine Gewähr für Vollständigkeit im Einzelfall übernehmen wir nicht.
Reicht das Protokoll allein als Nachweis?
Nein. Es wirkt im Zusammenspiel mit Vertrag und Leistungsbeschreibung, Räum- und Streuplan, Wetteraufzeichnung und den Kontrollnachweisen des Auftraggebers.
Kann ich das PDF digital ausfüllen und speichern?
Ja, in gängigen PDF-Programmen. Datei je Einsatz mit Datum im Dateinamen speichern und nicht nachträglich verändern – sonst verliert der Nachweis an Gewicht.
Hintergrund und Prüfkriterien finden Sie im Ratgeber Winterdienst-Dokumentation: Welche Nachweise im Schadensfall wirklich zählen. Wie THD den Winterdienst mit Einsatzprotokollen führt, zeigt die Seite Winterdienst. Diese Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.
